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ORGANISATEURS RUNNING
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INFORMATIONS RÉGLEMENTAIRES POUR LES ORGANISATEURS
Il est important, avant tout autre démarche, de vous informer sur les courses existantes et le calendrier de manifestations afin d'éviter une surcharge du calendrier et une sorte de concurrence entre organisateurs, qui ne peut que nuire à chacune des organisations concernées.
Nous invitons tous les organisateurs à discuter et négocier ensemble, à
mutualiser leurs projets et/ou leurs ressources, afin d'optimiser les
efforts de vos forces vives et de proposer aux coureurs un calendrier
harmonisé. Calendrier de travail ici
Démarches auprès de la FFA
1) faire une demande d'inscription au calendrier officiel en vous inscrivant sur la plateforme CalOrg et en y inscrivant votre course. Manuel d'utilisation CalOrg ici.
Attention, les périodes de saisie finissent le 1er novembre de N -1. En cas de souci, contactez-nous.
2) demande d'avis à nous transmettre avant de déposer votre dossier auprès de votre Mairie ou de la Préfecture. L'avis de la fédération délégataire est à joindre à votre dossier de déclaration de course auprès des autorités administratives.
Pour pouvoir émettre un avis, nous avons besoin soit d'un double du dossier de déclaration, soit a minima de tous éléments constitutifs du dossier relatifs au règlement sportif, la sécurité du parcours, le DPS mis en place.
La demande d'avis peut être transmise par mail à cd.031@athle.fr
Déclaration administrative obligatoire
Dossier Préfecture / Mairie
Le cadre légal a changé depuis la modification du Code du Sport en août 2017, avec l'entrée en vigueur depuis décembre 2017 d'une nouvelle démarche administrative obligatoire pour tous les organisateurs.
Désormais, vous ne devez pas demander une autorisation mais faire une déclaration d'organisation. Le document Cerfa à utiliser pour le dépôt de déclaration est téléchargeable ici.
Ce document Cerfa, avec tous les documents justificatifs qui complètent le dossier, doit être déposé :
- auprès de votre Mairie si votre course ne sort pas de votre commune, à déposer au plus tard 2 mois avant la course
- auprès de la Préfecture si votre course est sur 2 ou plusieurs communes, à déposer au plus tard 2 mois avant la course
- auprès de toutes les Préfectures concernés si le parcours de la course est sur le territoire d'un ou plusieurs départements, à déposer au plus tard 3 mois avant la course
Pour déposer votre dossier auprès de la Préfecture de Toulouse, vous pouvez l'envoyer:
- par mail à epreuvessportives@haute-garonne.pref.gouv.fr
- ou par courrier postal à : DCL/BRE, 1 place Saint-Etienne, 31038 TOULOUSE Cedex 9
- par mail à martine.xicluna@haute-garonne.gouv.fr
- par mail à pref-saint-gaudens-reglementation@haute-garonne.gouv.fr
POINT DE VIGILANCE ! Pour un envoi par mail à la Préfecture, attention à ne pas envoyer des pièces trop lourdes, le maximum par mail accepté est de 3Mo.
Pièces constitutives du dossier de déclaration (en rouge les documents qui nous sont nécessaires à nous, a minima, pour pouvoir établir un avis) :
- les arrêtés pris par les autorités administratives compétentes.
- avis de la FFA établi par la Commission des Courses Hors-Stade du Comité d'Athlétisme de la Haute-Garonne (et avis de toute fédération délégataire selon les épreuves que vous souhaiter inclure, par exemple, canicross, vélo, etc)..
- règlement conforme aux règles techniques et de sécurité de la FFA
- convention avec l'association mettant en place le DPS. Convention ou attestation de présence du médecin et infirmier le cas échéant (cf. règlementation FFA).
- horaire détaillé et plan du parcours avec positionnement des signaleurs, des moyens de sécurisation de la manifestation, des moyens des secours, des ravitaillements, déviations de circulation prévues, contact du coordonnateur sécurité.
- liste de signaleurs (nom, prénom, date de naissance, numéro de permis de conduire).
- attestation d'assurance de responsabilité civile courant l'ensemble de participants (organisateurs, bénévoles et coureurs) et faisant apparaître les mentions "conformément aux dispositions du Code de Sport".
Les deux derniers documents peuvent être joints un peu plus tard que le dépôt du dossier, soit 3 semaines avant la course pour la liste nominative des signaleurs et 6 jours pour l'attestation de responsabilité civile. Le manque d'attestation d'assurance RC implique l'interdiction d'organisation. L'attestation de RC étant un document très facile et rapide à demander à votre assureur, nous vous recommandons vivement de le demander très tôt et de le fournir au moment du dépôt du dossier.
Règlement FFA et manuels
(applicable du 1er novembre 2018 au 31 octobre 2019)
(applicable du 1er novembre 2019 au 31 octobre 2020)
Attention, si vous engagez une association qui n’a pas d’agrément, en
cas d’accident vous êtes tenu responsable car il vous correspond de
vérifier l’agrément de l’association mettant en place un DPS.
Notes importantes
Les règlements de 2017-2018 et de 2018-2019 présentent quelques nouveautés importantes à tenir en compte, dont certains points vraiment essentiels :
1) Certificat médical et licences valables
Depuis le 1er novembre 2017, pour l'inscription des non-licenciés, vous pouvez accepter les certificats de non contre-indication au "sport en compétition". Les mentions valables pour les certificats seront donc :
- athlétisme en compétition
- course à pied en compétition
- sport en compétition
Mais, attention, à partir du 1er novembre 2018, les licences FF Triathlon, FF Pentathlon Moderne et FF Course d'Orientation ne seront plus valables pour l'inscription à une course.
2) Dispositif médical des courses en milieu naturel, dont trail et courses de montagne
Le dispositif médical et de sécurité des courses en milieu naturel est
renforcé dans le nouveau règlement qui rentre en vigueur le 1er novembre
2018. Selon le différents cas : postes de responsabilité à définir et à
identifier auprès des autorités (en cohérence avec les exigences de
déclaration), plus de présence médicale, véhicule d'évacuation en plus
du VPSP fixe, plans plus détaillés...
Nouveauté aussi : le dossier de trail doit faire figurer les conditions d'accès au parcours pour une intervention des secouristes, du médecin ou équipes d'évacuation. Exemple dossier type ici.
3) Distances / dénivelé
Les distances maximales par catégorie doivent être mises en rapport avec
le dénivelé. Pour calculer l'effort réel et donc la distance maximale
relative, on considère que 100m de montée correspondent à 1 km de course
en plus. Jusqu'à présent, ce calcul n'était qu'une recommandation, il
devient désormais une obligation règlementaire.
Exemples :
- un parcours de 20km, avec une montée de 700m, est calculé comme il suit :
700m de monté = 7 x 100m = 7 x +1km = +7km
soit 20km de parcours "distance" + 7 km ajoutés "dénivelé" = total calcul pour connaître l'age minimale = 27 km
Cette course sera ouverte donc aux espoirs et +, mais pas aux juniors.
- un parcours de 14km, avec une montée de 400m, est calculé comme il suit :
400m de monté = 4 x 100m = 4 x +1km = +4km
soit 14km de parcours "distance" + 4 km ajoutés "dénivelé" = total calcul pour connaître l'age minimale = 18 km
Cette course sera ouverte donc aux juniors et +, mais pas aux cadets.
Tous les documents officiels Hors stade sur le site FFA
Pour plus d'informations sur les dossiers de course et pour les demandes d'avis :
cd.031@athle.fr - 05.62.24.19.10
Rappel : Tous les documents de cette page sont accessibles également dans un Drive Google (comme un Cloud) ouvert à tous les organisateurs, en cliquant ici.
Rappel : Tous les documents de cette page sont accessibles également dans un Drive Google (comme un Cloud) ouvert à tous les organisateurs, en cliquant ici.
