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Il est important, avant toute autre démarche, de vous informer sur les courses existantes et le calendrier de manifestations afin d'éviter une surcharge du calendrier et une sorte de concurrence entre organisateurs, qui ne peut que nuire à chacune des organisations concernées.

Nous invitons tous les organisateurs à discuter et négocier ensemble, à mutualiser leurs projets et/ou leurs ressources, afin d'optimiser les efforts de vos forces vives et de proposer aux coureurs un calendrier harmonisé.



   Démarches auprès de la FFA


1) faire une demande d'inscription au calendrier officiel en vous inscrivant sur la plateforme CalOrg et en y inscrivant votre course. Manuel d'utilisation CalOrg ici. Attention, les périodes de saisie finissent le 1er novembre de N -1. En cas de souci, contactez-nous.


Lors de votre première connexion à CalOrg, ce message peut apparaître, si c'est le cas, entrez :

Nom d'utilisateur : siffa
Mot de passe : siffa

Puis, vous trouverez le bon espace de connexion.








2) demande d'avis de la fédération délégataire à réaliser en local auprès de la Commission Départementale Running du Comité d'Athlétisme de la Haute-Garonne. Les organisateurs doivent nous transmettre leur dossier avant de le déposer auprès de la Mairie ou de la Préfecture. L'avis fédéral est à joindre à votre dossier de déclaration de course auprès des autorités administratives.

Pour pouvoir émettre un avis, nous avons besoin d'un double du dossier de déclaration. A minima, il faudra nous faire parvenir tout élément du dossier relatif au règlement sportif, la sécurité du parcours (plans, descriptifs), le DPS mis en place (convention secouristes, attestation médecin, infirmier) et le Cerfa de déclaration.

La demande d'avis peut être transmise par courrier postal (CDA31, Maison des Sports, 190 rue Isatis, 31670 Labège) ou par mail à margaux.cabirol@athle31.fr. Merci de privilégier l'envoi par mail. 


Pour plus d'informations sur les dossiers de course et pour les demandes d'avis :
running@athle31.fr - 07.80.47.94.91 - 05.62.24.19.10 (de lundi à vendredi entre 9h30 et 12h30).



   Cotisation et prêt de matériel

Commission départementale running ou CDR 31

La CDR 31 du Comité d'Athlétisme de la Haute-Garonne se compose de tous les organisateurs running du département. Sa gestion se fait par l'intermédiaire d'un Président, d'un Secrétaire Général, d'un Trésorier et de membres.

Cotisation

La CDR 31 propose aux organisateurs de courses à pied du département de cotiser à la commission (moyennant 0,10€ par arrivant) pour son fonctionnement à diverses fins :

  • Support de la commission running aux organisateurs de course,
  • Achat & prêt mutualisés de matériel,
  • Organisation de réunions et formations,
  • Promotion de la course à pied dans le département,
  • Aide à l'organisation du Challenge Lévy.

Prêt de matériel

La CDR 31 prête du matériel aux organisateurs de courses à pied du département qui cotisent à la commission (0,10€/arrivant). Voir paragraphe Cotisation ci-dessus.

La demande de prêt de matériel se fait via un formulaire en ligne ici

Tout matériel cassé, perdu ou volé sera facturé à l'organisateur.


Matériel mis à disposition :
   - gilets jaunes floqués "sécurité course" (plus d'une centaine)
   - brassards rouges floqués "course" (plus d'une cinquantaine)
   - panneaux K10 (plus d'une centaine)
   - piquets jalon jaunes de balisage en plastique hauteur 90cm (99)
   - panneaux de signalisation AK14 danger "attention course" (12)
   - chronomètres imprimantes (2)


CLIQUEZ ICI pour ouvrir le formulaire en ligne de demande de matériel.



  Déclaration administrative obligatoire : Dossier Préfecture / Mairie

Le cadre légal a changé depuis la modification du Code du Sport en août 2017, avec l'entrée en vigueur depuis décembre 2017 d'une nouvelle démarche administrative obligatoire pour tous les organisateurs. Vous trouverez des fiches récapitulatives ici avec toutes les explications.

Désormais, vous ne devez pas demander une autorisation mais faire une déclaration d'organisation. Le document Cerfa à utiliser pour le dépôt de déclaration est téléchargeable ici.


Ce document Cerfa, avec tous les documents justificatifs qui complètent le dossier, doit être déposé :


Auprès de votre Mairie si votre course reste sur votre commune, à déposer au plus tard 2 mois avant la course. Attention, car certaines communes demandent aussi des formulaires complémentaires à la déclaration standard.



Auprès de la Préfecture de Toulouse si votre course est sur 2 ou plusieurs communes de cet arrondissement (par exemple Blagnac + Cornebarrieu), ou bien sur deux arrondissements différents (par exemple : Cugnaux + Portet sur Garonne // Martres-Tolosane + Roquefort sur Garonne). A déposer au plus tard 2 mois avant la course.

Par mail à epreuvessportives@haute-garonne.pref.gouv.fr

Par courrier postal à : Direction de la Citoyenneté et de la Légalité, Bureau de la réglementation et
des élections, Préfecture de la Haute-Garonne, Place Saint-Etienne 31038 Toulouse Cedex 9


Auprès de la Sous-Préfecture de Muret si votre course est sur 2 ou plusieurs communes de cet arrondissement.


Par courrier postal à : Pôle réglementation et sécurité, Sous-Préfecture de Muret, 10 allées Niel, BP 20212, 31605 Muret Cedex


Auprès de la Sous-Préfecture de Saint Gaudens si votre course est sur 2 ou plusieurs communes de cet arrondissement.

Par mail à pref-saint-gaudens-reglementation@haute-garonne.gouv.fr

Par courrier postal à : Pôle sécurité, citoyenneté et population, Sous-Préfecture de Saint Gaudens, 2 rue du Général Leclerc, BP 169, 31806 Saint Gaudens Cedex.

Auprès de toutes les Préfectures principales concernées (pas de sous-préfecture) si le parcours de la course est sur le territoire d'un ou plusieurs départements, à déposer au plus tard 3 mois avant la course. Exemple : votre course part de Boussens (31) et va jusqu'à St. Lizier (09), vous envoyez votre dossier à la Préfecture de la Haute-Garonne à Toulouse et à la Préfecture de l'Ariège à Foix.


POINT DE VIGILANCE ! Pour un envoi par mail à la Préfecture ou les Sous-Préfectures, attention à ne pas envoyer des pièces trop lourdes, le maximum par mail accepté est de 3Mo.


   Pièces constitutives du dossier de déclaration

(en vert les documents qui nous sont nécessaires à nous, a minima, pour pouvoir établir un avis fédéral) :

  • Cerfa de déclaration.
  • Règlement de la course conforme aux règles techniques et de sécurité de la FFA.
  • Convention avec l'association mettant en place le DPS. Convention ou attestation de présence du médecin et infirmier le cas échéant (cf. règlementation FFA).
  • Plan du parcours avec les voies et chemins empruntés. Préciser : positionnement des signaleurs, secours, passages délicats, ravitaillements, sens de la course, départ et arrivée.
    Pour le trail, données obligatoires en complément : accessibilité des secours au parcours en cas d'incident (obligation FFA).
  • Les arrêtés de circulation et stationnement pris par les autorités administratives compétentes. 
  • L'avis de la FFA établi par la Commission Running (ancienne CDCHS) du Comité d'Athlétisme de la Haute-Garonne (et avis de toute fédération délégataire selon les épreuves que vous souhaitez inclure, par exemple, canicross, vélo, etc).
  • La liste de signaleurs (nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de permis de conduire). Vous pouvez utiliser ce modèle : en word   /   en pdf   /   en excel.
  • Les autorisations de passage. Si la manifestation traverse des propriétés privées, une attestation de chaque propriétaire donnant leur accord au passage de la manifestation.
  • L'attestation d'assurance de responsabilité civile couvrant l'ensemble des participants (organisateurs, bénévoles et coureurs) et faisant apparaître les mentions "conformément aux dispositions du Code de Sport" et les articles de référence de ce code. Exemple ici.
  • Le formulaire d'évaluation des incidences "Natura 2000" si la manifestation est soumise à cette démarche. Pensez à vérifier si votre manifestation se déroule sur un site classé. Plus d'infos sur Natura 2000 dans la Haute-Garonne ici.

   Règlement FFA et fiches récapitulatives

MESURES SANITAIRES =>
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(applicable du 1er novembre 2021 au 31 octobre 2022)
(applicable du 1er novembre 2021 au 31 octobre 2022)

FICHES RÉCAPITULATIVES :



Attention, si vous engagez une association qui n’a pas d’agrément, en cas d’accident vous êtes tenu responsable car il vous correspond de vérifier l’agrément de l’association mettant en place un DPS.





  Notes importantes

Dans ses dernières versions, le Règlement FFA présente quelques nouveautés importantes à prendre en compte, dont certains points essentiels :

1) Certificat médical et licences valables

NOUVEAU : Depuis le 7 mai 2021 il n'est plus nécessaire pour les mineurs de produire un certificat médical pour obtention ou le renouvellement d'une licence sportive ou pour l'inscription à une compétition sportive. Dorénavant, les mineurs devront remplir un questionnaire médical sous le regard des personnes exerçant l'autorité parentale. Toutefois, les réponses au questionnaire de santé doivent TOUTES être négatives, sans quoi le mineur devra se rendre chez un médecin pour obtenir un certificat médical.
Arrêté du 7 mai 2021


Depuis le 1er novembre 2017, pour l'inscription des non-licenciés, vous pouvez accepter les certificats de non contre-indication au "sport en compétition". Les mentions valables pour les certificats seront donc :
- athlétisme en compétition
- course à pied en compétition
- sport en compétition

Mais, attention, à partir du 1er novembre 2018, les licences FF Triathlon, FF Pentathlon Moderne et FF Course d'Orientation ne sont plus valables pour l'inscription à une course.


2) Dispositif médical des courses en milieu naturel, dont trail et courses de montagne

Le dispositif médical et de sécurité des courses en milieu naturel est renforcé dans le nouveau règlement qui rentre en vigueur le 1er novembre 2018. Selon les différents cas : postes de responsabilité à définir et à identifier auprès des autorités (en cohérence avec les exigences de déclaration), plus de présence médicale, véhicule d'évacuation en plus du VPSP fixe, plans plus détaillés...

Nouveauté : le dossier de trail doit faire figurer les conditions d'accès aux parcours pour une intervention des secouristes, du médecin ou équipes d'évacuation.


3) Distances / dénivelé

Les distances maximales par catégorie doivent être mises en rapport avec le dénivelé. Pour calculer l'effort réel et donc la distance maximale relative, on considère que 100m de montée correspondent à 1 km de course en plus.

Exemples :
- un parcours de 20km, avec un dénivelé positif de 700m, est calculé comme il suit :
700m de monté = 7 x 100m = 7 x +1km = +7km
soit 20km de parcours "distance" + 7 km ajoutés "dénivelé" = total calcul = 27 km
Cette course sera ouverte donc aux espoirs et +, mais pas aux juniors.

- un parcours de 14km, avec un D+ de 400m, est calculé comme il suit :
400m de monté = 4 x 100m = 4 x +1km = +4km
soit 14km de parcours "distance" + 4 km ajoutés "dénivelé" = total calcul pour connaître l'age minimale = 18 km
Cette course sera ouverte donc aux juniors et +, mais pas aux cadets.



Tous les documents officiels Hors stade / Running se trouvent sur le site FFA.



Pour plus d'informations sur les dossiers de course et pour les demandes d'avis :
running@athle31.fr - 07.80.47.94.91 - 05.62.24.19.10 (de lundi à vendredi entre 9h30 et 12h30).


Rappel : Tous les documents de cette page sont accessibles également dans un Cloud ouvert à tous les organisateurs, en cliquant ici.