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du comité d'athlétisme de la haute-garonne
ORGANISATEURS RUNNING

INFORMATIONS RÉGLEMENTAIRES POUR LES ORGANISATEURS

 

Il est important, avant tout autre démarche, de vous informer sur les courses existantes et le calendrier de manifestations afin d'éviter une surcharge du calendrier et une sorte de concurrence entre organisateurs, qui ne peut que nuire à chacune des organisations concernées.

Nous invitons tous les organisateurs à discuter et négocier ensemble, à mutualiser leurs projets et/ou leurs ressources, afin d'optimiser les efforts de vos forces vives et de proposer aux coureurs un calendrier harmonisé.



Démarches auprès de la FFA


1) faire une demande d'inscription au calendrier officiel en vous inscrivant sur la plateforme CalOrg et en y inscrivant votre course. Manuel d'utilisation CalOrg ici. Attention, les périodes de saisie finissent le 1er novembre de N -1. En cas de souci, contactez-nous.


2) demande d'avis à réaliser en local auprès de votre Comité Départemental d'Athlétisme, Commission Running (les anciennes CDCHS), nous transmettre avant de déposer votre dossier auprès de votre Mairie ou de la Préfecture. L'avis de la fédération délégataire est à joindre à votre dossier de déclaration de course auprès des autorités administratives.

Pour pouvoir émettre un avis, nous avons besoin d'un double du dossier de déclaration. A minima, il faudra nous faire parvenir tous éléments du dossier relatifs au règlement sportif, la sécurité du parcours (plans, descriptifs), le DPS mis en place (convention secouristes, attestation médécin, infirmier) et le Cerfa de déclaration.

La demande d'avis peut être transmise par courrier postal (CDA31, Maison des Sports, 190 rue Isatis, 31670 Labège) ou par mail à athle31@gmail.com


Pour plus d'informations sur les dossiers de course et pour les demandes d'avis :
athle31@gmail.com - 05.62.24.19.10 - 06.64.89.64.61 (de lundi à vendredi).


N'oubliez pas que tous les organisateurs des courses à pied sont sollicités pour participer financièrement au fonctionnement de la commission, avec une participation de 0,10 € par arrivant. Cette participation est utilisée à divers fins de mutualisation :
   - promotion de la course à pied avec aide au challenge Lévy
   - mise à disposition d'une personne salariée pour traiter les dossiers et accompagner les organisateurs dans leurs démarches
   - organisations des réunions et des formations
   - achat et mise à disposition de matériel


Matériel mis à disposition gratuitement :
   - gîlets jaunes floqués "sécurité course"
   - panneaux K10
   - brassards "course"
   - piquets de balisage pour le trail
   - panneaux de circulation AK14 danger "attention course"
   - talkies-walkies



Déclaration administrative obligatoire : Dossier Préfecture / Mairie

Le cadre légal a changé depuis la modification du Code du Sport en août 2017, avec l'entrée en vigueur depuis décembre 2017 d'une nouvelle démarche administrative obligatoire pour tous les organisateurs. Vous trouverez une fiche récapitulative ici avec toutes les explications.

Désormais, vous ne devez pas demander une autorisation mais faire une déclaration d'organisation. Le document Cerfa à utiliser pour le dépôt de déclaration est téléchargeable ici.


Ce document Cerfa, avec tous les documents justificatifs qui complètent le dossier, doit être déposé :


- auprès de votre Mairie si votre course ne sort pas de votre commune, à déposer au plus tard 2 mois avant la course. Attention, car certaines communes demandent aussi des formulaires complémentaires à la déclaration standard.



- auprès de la Préfecture de Toulouse si votre course est sur 2 ou plusieurs communes de cet arrondissement (par exemple Blagnac + Cornebarrieu), ou bien sur deux arrondissements différents (par exemple : Cugnaux + Portet sur Garonne // Martres-Tolosane + Roquefort sur Garonne). A déposer au plus tard 2 mois avant la course.

Par mail à epreuvessportives@haute-garonne.pref.gouv.fr

Par courrier postal à : Direction de la Citoyenneté et de la Légalité, Bureau de la réglementation et
des élections, Préfecture de la Haute-Garonne, Place Saint-Etienne 31038 Toulouse Cedex 9


- auprès de la Sous-Préfecture de Muret si votre course est sur 2 ou plusieurs communes de cet arrondissement.


Par courrier postal à : Pôle réglementation et sécurité, Sous-Préfecture de Muret, 10 allées Niel, BP 20212, 31605 Muret Cedex


- auprès de la Sous-Préfecture de Saint Gaudens si votre course est sur 2 ou plusieurs communes de cet arrondissement.

Par mail à pref-saint-gaudens-reglementation@haute-garonne.gouv.fr

Par courrier postal à : Pôle sécurité, citoyenneté et population, Sous-Préfecture de Saint Gaudens, 2 rue du Général Leclerc, BP 169, 31806 Saint Gaudens Cedex.


-Auprès de toutes les Préfectures principales concernées (pas de sous-préfecture) si le parcours de la course est sur le territoire d'un ou plusieurs départements, à déposer au plus tard 3 mois avant la course. Exemple : votre course part de Boussens (31) et va jusqu'à St. Lizier (09), vous envoyez votre dossier à la Préfecture de la Haute-Garonne à Toulouse et à la Préfecture de l'Ariège à Foix.



POINT DE VIGILANCE ! Pour un envoi par mail à la Préfecture ou les Sous-Préfectures, attention à ne pas envoyer des pièces trop lourdes, le maximum par mail accepté est de 3Mo.



Pièces constitutives du dossier de déclaration

(en vert les documents qui nous sont nécessaires à nous, a minima, pour pouvoir établir un avis fédéral) :

- Cerfa de déclaration.

- règlement de la course conforme aux règles techniques et de sécurité de la FFA.

- convention avec l'association mettant en place le DPS. Convention ou attestation de présence du médecin et infirmier le cas échéant (cf. règlementation FFA).

- plan du parcours avec les voies et chemins empruntés. Préciser : positionnement des signaleurs, secours, passages délicats, ravitaillements, sens de la course, départ et arrivée. Pour le trail, données obligatoires en complément : accessibilité des secours au parcours en cas d'incident (obligation FFA).

- les arrêtés de circulation et stationnement pris par les autorités administratives compétentes.

- avis de la FFA établi par la Commission Running (ancienne CDCHS) du Comité d'Athlétisme de la Haute-Garonne (et avis de toute fédération délégataire selon les épreuves que vous souhaiter inclure, par exemple, canicross, vélo, etc).

- liste de signaleurs (nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de permis de conduire). Vous pouvez utiliser ce modèle : en word   /   en pdf   /   en excel.

- les autorisations de passage. Si la manifestation traverse des propriétés privées, une attestation de chaque propriétaire donnant leur accord au passage de la manifestation.

- le formulaire d'évaluation des incidences "Natura 2000" si la manifestation est soumise à cette démarche. Pensez à vérifier si votre manifestation se déroule sur un site classé. Plus d'infor sur Natura 2000 dans la Haute-Garonne ici.

- attestation d'assurance de responsabilité civile courant l'ensemble de participants (organisateurs, bénévoles et coureurs) et faisant apparaître les mentions "conformément aux dispositions du Code de Sport" et les articles de référence de ce code. Exemple ici.


Règlement FFA et fiches récapitulatives


(applicable du 1er novembre 2019 au 31 octobre 2020)


Attention, si vous engagez une association qui n’a pas d’agrément, en cas d’accident vous êtes tenu responsable car il vous correspond de vérifier l’agrément de l’association mettant en place un DPS.




Notes importantes

Dans ses dernières versions, le Règlement FFA présente quelques nouveautés importantes à tenir en compte, dont certains points vraiment essentielles :

1) Certificat médical et licences valables

Depuis le 1er novembre 2017, pour l'inscription des non-licenciés, vous pouvez accepter les certificats de non contre-indication au "sport en compétition". Les mentions valables pour les certificats seront donc :
- athlétisme en compétition
- course à pied en compétition
- sport en compétition

Mais, attention, à partir du 1er novembre 2018, les licences FF Triathlon, FF Pentathlon Moderne et FF Course d'Orientation ne sont plus valables pour l'inscription à une course.


2) Dispositif médical des courses en milieu naturel, dont trail et courses de montagne

Le dispositif médical et de sécurité des courses en milieu naturel est renforcé dans le nouveau règlement qui rentre en vigueur le 1er novembre 2018. Selon le différents cas : postes de responsabilité à définir et à identifier auprès des autorités (en cohérence avec les exigences de déclaration), plus de présence médicale, véhicule d'évacuation en plus du VPSP fixe, plans plus détaillés...

Nouveauté aussi : le dossier de trail doit faire figurer les conditions d'accès au parcours pour une intervention des secouristes, du médecin ou équipes d'évacuation. Exemple dossier type ici.


3) Distances / dénivelé

Les distances maximales par catégorie doivent être mises en rapport avec le dénivelé. Pour calculer l'effort réel et donc la distance maximale relative, on considère que 100m de montée correspondent à 1 km de course en plus.

Exemples :
- un parcours de 20km, avec un dénivelé positif de 700m, est calculé comme il suit :
700m de monté = 7 x 100m = 7 x +1km = +7km
soit 20km de parcours "distance" + 7 km ajoutés "dénivelé" = total calcul pour connaître l'age minimale = 27 km
Cette course sera ouverte donc aux espoirs et +, mais pas aux juniors.

- un parcours de 14km, avec un D+ de 400m, est calculé comme il suit :
400m de monté = 4 x 100m = 4 x +1km = +4km
soit 14km de parcours "distance" + 4 km ajoutés "dénivelé" = total calcul pour connaître l'age minimale = 18 km
Cette course sera ouverte donc aux juniors et +, mais pas aux cadets.



Tous les documents officiels Hors stade / Running sur le site FFA.




Pour plus d'informations sur les dossiers de course et pour les demandes d'avis :
athle31@gmail.com - 05.62.24.19.10 - 06.64.89.64.61 (de lundi à vendredi).



Rappel : Tous les documents de cette page sont accessibles également dans un Drive Google (comme un Cloud) ouvert à tous les organisateurs, en cliquant ici.